Bir etkinlik için mobilya kiralamak, doğru planlanırsa birkaç mesajlık iş; plansız yapılırsa etkinlik sabahı eksik sandalye saymakla biten bir stres kaynağıdır. Bu rehber, İstanbul'da etkinlik mobilyası kiralarken verilecek kararları sırasıyla ele alıyor: hangi ürünler gerekir, bütçeyi ne belirler, adetler nasıl hesaplanır ve kurulum günü nasıl planlanır.
Kiralamak mı, Satın Almak mı?
Yılda bir-iki etkinlik yapan bir kurum için satın alma; depolama, taşıma ve yıpranma maliyetiyle birlikte neredeyse her zaman kiralamadan pahalıya gelir. Kiralamada ürün etkinlik günü gelir, kurulur ve gece sonunda gider — depo derdi yoktur ve her etkinlikte konsepte uygun farklı ürün seçilebilir. Düzenli olarak aynı düzeni kuran mekânlar içinse satın alma zamanla anlamlı olabilir; ayrım kullanım sıklığıdır.
Etkinlik Tipine Göre Mobilya Listesi
- Düğün ve davet: davetli başına sandalye, 8-10 kişilik yemek masaları, kokteyl saati için bistro masalar, after-party için lounge köşesi
- Kurumsal etkinlik ve lansman: sahne önü oturma, networking için bistro ve bar masaları, VIP karşılama için lounge grubu
- Fuar standı: bistro masa + bar taburesi ikilisi, görüşme köşesi için masa-sandalye, broşür ve sunum için sehpa
- Gala ve özel gece: yemek düzeni sandalyeleri, bar üniteli ikram alanı, protokol için lounge
Bütçeyi Ne Belirler?
Etkinlik mobilyası kiralamada sabit bir liste fiyatı yoktur; teklif dört kalemden oluşur. Birincisi ürün grubu — bir banket sandalyesiyle bir chester koltuğun günlük bedeli aynı değildir. İkincisi adet; üçüncüsü kiralama süresi (tek gece ile üç günlük fuar farklı fiyatlanır). Dördüncüsü teslimat ve kurulum koşulları: kat, asansör, mekânın yükleme saatleri ve lokasyon, operasyonun büyüklüğünü belirler.
Kişi Sayısından Adet Hesabına
- Oturmalı yemek düzeninde davetli sayısına %10 yedek ekleyin; her yuvarlak masaya 8-10 kişi hesaplayın.
- Ayakta kokteylde her 8-10 konuğa bir bistro masa yeterlidir; yoğun davette 6-8'e bir masa konfor sağlar.
- Lounge alanı için toplam davetlinin %15-20'sine oturma yeri planlayın.
- Bar hattında her bar masasına 2-3 tabure düşünün.
- Fuar standında ürünü metrekareye göre seçin: 12 m² stantta bir görüşme masası + dört sandalye + bir bistro gerçekçidir.
Zaman Çizelgesi: Ne Zaman Harekete Geçmeli?
İlkbahar ve sonbahar İstanbul'da etkinlik sezonudur; popüler tarihlerde stoklar erken bağlanır. Tarih netleştiği anda teklif alın, etkinlikten en az birkaç hafta önce rezervasyonu kesinleştirin. Fuarlarda takvim daha da nettir: kurulum, fuar yönetiminin katılımcılara tanıdığı resmi kurulum gününde yapılır — o pencereyi kaçıran stand, açılışa mobilyasız girer.
Kurulum Günü Kontrol Listesi
- Mekânın yükleme saatini ve araç giriş kuralını kiralama firmasına önceden iletin
- Kat, asansör ve rampa bilgisini paylaşın — koltuk grubu taşımak sandalye taşımaya benzemez
- Açık hava etkinliğinde zemin ve yağmur ihtimali için B planını konuşun
- Alanda karar verebilecek bir iletişim kişisi belirleyin
- Yerleşim planını (kroki ya da fotoğraf) kurulum ekibiyle önceden paylaşın
Bu listedeki maddelerin ortak noktası şu: sürprizler etkinlik günü değil, teklif aşamasında çözülür. Doğru bilgiyle çalışan bir kurulum ekibi için etkinlik sabahı rutindir.
En çok kiralanan ürün grubuyla başlayın: bistro masaları inceleyinEtkinliğinizi birlikte planlayalım
Tarih, konum ve ihtiyaçlarınızı paylaşın; uygun mobilya ve kurulum planını çıkaralım.
